Statuts

LA SOCIÉTÉ CANADIENNE D'HISTOIRE DE LA MÉDECINE

CONSTITUTION ET RÉGLEMENTS

ARTICLE I - Nom
Le nom officiel de la Société est La Société canadienne d'histoire de la médecine/The Canadian Society for the History of Médicine.

ARTICLE II - Société sans but lucratif
La Société est un organisme sans but lucratif. Elle accomplit sa tâche sans visée de gain personnel pour ses membres. Les fonds dont elle dispose servent à la réalisation de ses objectifs.

ARTICLE III - Buts
Le but de la Société est de promouvoir les études, la recherche et la communication sur l'histoire de la médecine qui comprend les soins de santé et les disciplines qui lui sont liées. La Société se propose de fournir son aide â tous ceux qui partagent ce domaine d'intérêt. Dans la poursuite de ses objectifs, elle envisage, entre autres moyens, d'organiser des congrès et de publier périodiquement l'état de ses recherches et des nouvelles.

ARTICLE IV - Langues
Le français et l'anglais sont les langues officielles et les langues de communication de la Société et seront utilisées dans tous les documents officiels.

ARTICLE V - Membres

  1. La Société se compose de:
    1. membres individuels;
      1. membres réguliers: toute personne qui partage les buts et objectifs de la Société, ayant dûment acquitté la cotisation prescrite;
      2. Membres étudiants: toute personne dûment inscrite à un programme universitaire ou collégial qui partage les buts et objectifs de la Société, ayant acquitté la cotisation prescrite;
      3. Membres honoraires: toute personne qui partage les buts et objectifs de la Société et dont les mérites ont été reconnus soit pour leur contribution a l'histoire de la médecine ou à la Société et qui a été élue par les membres;
      4. Membres conjoints: partenaires domestiques qui remplissent les conditions de la catégorie (a) mais qui ont demandé a bénéficier d'une réduction de cotisation par suite d'une entente stipulant qui'ils/elles ne recevraient qu'un seul exemplaire de toutes les communications fournies par la Société et ayant dûment acquitte la cotisation conjointe prescrite.
    2. Membres institutionnels: tout organisme out institution qui partage les buts et objectifs de la Société, ayant dûment acquitte la cotisation prescrite.
  2. Les cotisations de chaque catégorie de membres sont fixées lors des assemblées générales annuelles ou au moyen d'un scrutin par correspondane, sur recommandation du Conseil d'administration.
  3. Tout membre peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit au secrétariat de la Société./li>
  4. La démission d'un membre peut être exigée, suite a une résolution adoptée par les trois quarts des membres présents a une assemble générale.
  5. Lorsque pour une raison ou pour une autre, un membre cesse d'appartenir a la Société, il/elle n'a pas droit au remboursement de la cotisation versée.

ARTICLE VI - Assemblées générales

  1. La Société tient au moins une assemblée générale par anné civile, normalement lors du colloque annuel, a la date et au lieu détermines par le Conseil d'administration, et il ne doit pas s'écouler plus de dix-huit mois (18) entre deux assemblées. L'assemblée générale annuelle doit avoir lieu au Canada; les membres peuvent cependant décider de la convocation d'une réunion spécifique à l'extérieur du Canada.
  2. Un avis de convocation écrit est envoyé a chaque membre au moins un mois a l'avance de la tenue d'une assemblée générale. S'il y a lieu, celui-ci précisera la nature générale de certaines affaires spéciales qu'on doit y traiter.
  3. L'ordre du jour de l'assemblée générale doit notamment comporter les points suivants:
    1. le rapport du/de la président(e);
    2. le rapport du/de la secrétaire;
    3. le bilan annuel vérifié;
    4. le rapport des vérificateurs;
    5. la désignation de vérificateurs pour l'exercice suivant;
    6. l'annonce des résultats des élections tenues par correspondance.
  4. Le moindre des deux: 5% des membres individuels ou dix membres individuels présents à l'assemblée forment le quorum requis pour procéder aux travaux de l'assemblée générale.
  5. Si, 60 minutes après l'heure fixée pour l'assemblée, le quorum n'est pas atteint, ou si le quorum vient a faire default, l'assemblée est reportee a un moment et a un endroit détermines par le.la président(e) de l'assemblée.
  6. Tout membre individuel présent et en règle a droit à un vote et toutes les questions se décident à la majorité des voix, sauf dans les cas précises ailleurs dans ce document. En cas d'égalité, le/la président(e) de l'assemblée dispose d'une voix prépondérante.
  7. Le Conseil d'administration peut en tout temps convoquer une assemblée générale de la Société et doit en convoquer une si 10% ou plus des membres en règle lui en font la demande par écrit en précisant l'objet de l'assemblée.
  8. Le Conseil d'administration peut, de temps a autre, décider des règles de procédures à suivre lors de l'assemblée générale annuelle.

ARTICLE VII - Conseil d'administration

    1. Le conseil d'administration comprend un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) président(e) sortant, un(e)secrétaire, un trésorier.une trésorière et quatre autres membres. Les fonctions de secrétaire et de trésorier/trésorière peuvent être cumulées par un(e) secrétaire -trésorier/trésorière. Chacun des membres du Conseil d'administration, au moment de leur élection et pendant leur mandat, sont des membres en règle de la Société;
    2. Le Conseil d'administration comprend a tout moment au moins un représentant de chacune des appellations régionales suivants: Ouest et Nord Canadien (tous les territoires situes a l'ouest et au nord du canada central), l'Ontario le Québec, et les Provinces Atlantiques ( Noveau Brunswick, Nouvelle -Ecosse, Ile-du-Prince Edouard et Terre-Neuve);
    3. Les membres du Conseil d'administration doivent être des particuliers, avoir 18 ans et être habilites par la Loi à contracter.
    1. Tous les membres du Conseil exercent un mandat de deux ans;
    2. Le/la président(e), le/la vice-président(e), et le/la président(e ) sortant (e ) ne peuvent normalement pas briguer deux mandats consécutifs. Le/la secrétaire, le trésorier/trésorière secrétaire -trésorier/la secrétaire -trésorière, ne peuvent pas exercer plus de trois mandats consécutifs. Tous les autres membres ne peuvent siéger au Conseil d'administration pour plus de deux mandats consécutifs;
    3. Pour assurer la continuité et l'échelonnement des mandats en cas de démission, de décès ou de révocation du mandat d'un membre du Conseil d'administration, ce dernier désignera un successeur pour exercer sa fonction pendant le reste du mandat ou pour commencer un nouveau mandat.
    1. Le Conseil d'administration a le pouvoir de:

    2. mettre a exécution les décisions des assemblées générales;
    3. établir les orientations et politiques nécessaires a la poursuite des objectifs de la Société et, lorsque la situation le demande, consulter les membres à cet égard;
    4. autoriser les dépenses nécessaires et les contrats; autoriser les emprunts et les opérations bancaires;
    5. nommer les membres signataires, les employé(e)s et/ou les dirigeant(e)s;
    6. déléguer des pouvoirs aux dirigeant(e)s, former des comités et leur attribuer des responsabilités;
    7. nommer les rédacteurs/rédactrices de toute publication de la Société;
    8. fixer le lieu et la date de l'assemblée générale annuelle;
    9. pendre toute autre initiative conforme aux buts et objectifs de la Société;
    10. fournir un rapport annuel sur les états financiers de la Société.
    1. Le quorum aux réunions du Conseil d'administration est la majorité simple de ses membres.
    1. Toute décision est prise à la majorité des voix. En cas d'égalité le/la président(e) dispose d'une voix prépondérante.
    1. Les réunions du Conseil d'administration sont convoquées par le/la président(e), eu égard a la provision que le Conseil se réunisse au moins une fois par an. Un avis écrit sera envoyé a tous les membres du Conseil d'administration au moins un mois avant toute réunion de Conseil.
    1. Les postes au Conseil d'administration devenant vacants entre les élections sont remplis par des membres nommes par le Conseil.
    2. Les membres peuvent destituer un(e) membre du Conseil d'administration de son poste avant la fin de son mandatlors d'une assemblée générale des membres par résolution adoptée par les trois quarts des membres, si avis deprésenter une telle resolution a été donne avant la réunion.
    1. Le Conseil d'administration est responsable du maintien des dossiers et archives de la Société.
    1. Un(e) membre du Conseil d'administration ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge en soi, pourvu que lui soit payées les dépenses raisonnables qu'il/elle fait dans l'exercice de ses fonctions.

ARTICLE VIII - Elections

  1. Seuls les membres individuels de la Société ayant leur résidence permanente au Canada peuvent être élu(e)s à un poste de direction; tous les membres individuels peuvent participer aux élections.
    1. Un Comite des candidatures est tenu de préparer une liste de candidat(e)s pour les postes à pourvoir en assurant autant que faire se peut un équilibre des langues, des sexes et des régions;
    2. Le Comite des candidatures sollicite des mises en candidature par correspondance. Tout membre ainsi propose par trois membres de la Société et qui consent à sa mise en candidature doit figurer sur la liste de scutin;
    3. Le Comite des candidatures peut aussi soumettre ses propres candidates au Conseil d'administration;
    4. Le Comite des candidatures peut proposer ses propres candidat(e)s au rang de membre honoraire.
  2. Les élections se déroulent au moins deux mois avant la tenue de l'assemblée générale annuelle, a l'aide d'un scutin par correspondance, auprès de tous les membres habilités à voter.4. Les résultats du scrutin sont détermines a la majorité relative des suffrages exprimes.

ARTICLE IX - Les Dirigeant(e)s

  1. Les dirigeants(e)s de la Société seront le/la président(e), le/la vice-président(e), le/la président(e) sortant(e), le/la secrétaire, le trésorier/la trésorière, ou le secrétaire-trésorier/la secrétaire- trésorière.
  2. Le dirigeant(e)s de la Société auront une maîtrise adéquate du français et de l'anglais.
  3. Normalement, a la fin du mandat, le/la vice-président(e) deviendra automatiquement le/la président(e) deviendra également le/la président(e) sortant(e).
  4. Le/la président(e) est le dirigeant principal de la société. Il/elle préside toutes les assemblées de la Société et du Conseil d'administration. Il/elle est directement responsable de la gestion des affaires internes de la société et veille a' l'application de tous les ordres et de toutes les résolutions de Conseil.
  5. Le/la vice-président(e) sortant(e), en cas d'absence ou d'incapacité d'agir du/de la président(e), le/la remplace en exerçant ses pouvoirs et exécute les autres fonctions que lui assigne a l'occasion le/la président(e).
  6. Le/la président(e) sortant(e), en cas d'absence ou c'incapacité d'agir du/de le/la président(e)/vice-président(e), les remplace en exerçant leurs pouvoirs et exécute les autres fonctions que lui assigne a l'occasion le/la président(e).
  7. La/le secrétaire
    1. assiste à toutes les réunions, y agit comme secrétaire, consigne les votes et enregistre tous les procès-verbaux;
    2. donne ou fait donner des avis de convocation de toutes les assemblées des membres et du Conseil d'administration;
    3. exécute toute autre fonction que pourra lui assigner le Conseil d'administration ou le/la président(e) dont il/elle relève.
  8. Le trésorier/la trésorière
    1. a la garde des fonds et des valeurs de la Société;
    2. conserve des états complets et exacts de tous les éléments d'actif, éléments de passif, encaissements et décaissements de la Société dans les livres comptables de la Société;
    3. dépose au nom de celle-ci les sommes, les valeurs et les autres effets de valeur dans une banque a charte ou une Société de fiducie, ou, dans le cas de valeurs, chez un courtier agrée en valeurs mobilières que le Conseil d'administration peut designer de temps a autre;
    4. débourse, la même les fonds de la société, les sommes nécessaires au fonctionnement de celle-ci, a condition d'y être dûment autorise et de se faire délivrer les pièces comptables requises;
    5. remet au/a la président(e) et aux administrateurs a l'assemblée ordinaire du Conseil d'administration, ou lorsque celui-ci l'exige, une comptabilité de toutes les transactions et un état de la situation financière de la Société; et
    6. remplit les fonctions que le Conseil d'administration peut lui confier de temps a autre.
  9. L'exercise combine des fonctions de secrétaire et de trésorier, si tel est le cas, correspond au cumul des taches de secrétaire et de trésorier/trésorière.

Article X - Finances

  1. L'exercice financier de la Société se termine le trente et un mars de chaque année, ou à toute autre date que fixe de temps a autre le Conseil d'administration.
  2. Le Conseil d'administration fait tenir par le trésorier/la trésorière de la Société et sous son contrôle, des livres de comptabilité dans lesquels sont inscrits tous les fonds détenus par la Société et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de la Société.
  3. Les livres et les états financiers de la société sont vérifies chaque année par les vérificateurs nommes par le Conseil d'administration avant la tenue des assemblées générales. Les états financiers et le rapport des vérificateurs doivent être présentes aux assemblées générales.
  4. Tous les cheques, billets et autres effets bancaires de la Société sont signes par les personnes qui sont de temps a autre désignées, a cette fin par le Conseil d'administration.
  5. Le Conseil d'administration peut décider de toute transaction financière afférente a la bonne marche de la Société et de ses projets: emprunt, prêt, endossement, marge de crédit, placements, immobilisation,etc.

Article XI - Sceau et documents

  1. Le Conseil d'administration peut concevoir un sceau officiel portant le nom de la Société.
  2. Le sceau ne peut être utilise qu'a la suite d'une résolution du Conseil d'administration et n'être appose que sur les documents précises dans la résolution.
  3. Tous les documents revêtus du sceau doivent être signes par le/la président(e) et contresignes par un autre membre du Conseil d'administration désigne a cette fin par ce dernier.

Article XII - Amendements a la constitution

  1. Tout membre de la Société peut proposer un amendement a la présente constitution en soumettant au/a secrétaire de la Société sa proposition d'amendement dûment appuyée et signée par dix autres membres en règle.
  2. Toute proposition d'amendement est soumise aux membres par le/la secrétaire soit au moyen d'un scrutin par correspondance ou soit lors de l'assemblée générale où elle fera l'objet d'un examen suivi d'un vote, pourvu que ladite proposition ait été envoyée aux membres deux mois avant ladite assemblée.
  3. Un amendement soumis aux membres par correspondance est adopte s'il reçoit l'appui des deux tiers des membres qui retournent leur bulletin de vote durant la période de temps presceite; un amendement soumis aux membres lors d'une assemblée générale est adopte s'il reçoit l'appui des deux tiers des membres présents a ladite assemblée.
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