Statuts

Statuts

LA SOCIÉTÉ CANADIENNE D'HISTOIRE DE LA MÉDECINE

CONSTITUTION ET RÉGLEMENTS

ARTICLE I - Nom
Le nom officiel de la Société est La Société canadienne d'histoire de la médecine/The Canadian Society for the History of Médicine.

ARTICLE II - Société sans but lucratif
La Société est un organisme sans but lucratif. Elle accomplit sa mission sans que ses membres n’en retirent de bénéfices financiers. Les fonds dont elle dispose servent à la réalisation de ses objectifs.

ARTICLE III - Objectifs
La Société a pour objectif de promouvoir l'étude, la recherche et la communication portant sur l'histoire de la médecine, des soins de santé et des disciplines connexes. La Société fournit du soutien à tous ceux qui partagent ce domaine d'intérêt. Dans la poursuite de ses objectifs, elle envisage, entre autres moyens, d'organiser des congrès et de publier périodiquement des nouvelles et des résultats de recherche.

ARTICLE IV - Langues
Le français et l'anglais sont les langues officielles et les langues de communication de la Société qui seront utilisées dans tous les documents officiels.

ARTICLE V - Membres

  1. La Société se compose de :
    1. membres individuels;
      1. membre régulier : toute personne qui partage les buts et objectifs de la Société et ayant acquitté sa cotisation;
      2. membre étudiant : toute personne inscrite dans un programme universitaire ou collégial qui partage les buts et objectifs de la Société et ayant acquitté sa cotisation;
      3. membre honoraire : toute personne qui partage les buts et objectifs de la Société et dont les mérites ont été reconnus pour leur contribution à l'histoire de la médecine ou à la Société et qui a été élue par les membres;
      4. membre conjoint : conjoint d’un(e) membre qui remplit les conditions de la catégorie (a) mais qui a demandé à bénéficier d'une réduction de cotisation par suite d'une entente stipulant que le couple ne recevra qu'un exemplaire de toutes les communications fournies par la Société et ayant acquitté la cotisation pour conjoint(e).
    2. membre institutionnel : tout organisme ou institution qui partage les buts et objectifs de la Société et ayant dûment acquitté sa cotisation.
  2. Les cotisations de chaque catégorie de membres sont fixées lors des assemblées générales annuelles ou par un scrutin par correspondance, sur recommandation du Conseil d'administration.
  3. Tout membre peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit au secrétariat de la Société.
  4. La démission d'un membre peut être exigée, s’il y a eu une résolution adoptée par les trois quarts des membres présents à une assemble générale.
  5. Lorsque pour une raison ou pour une autre, une personne cesse d’être membre de la Société, il/elle n'a pas droit au remboursement de la cotisation versée.

ARTICLE VI - Assemblées générales

  1. La Société tient au moins une assemblée générale par année civile, normalement lors du colloque annuel, à la date et au lieu déterminés par le Conseil d'administration, et il ne doit pas s'écouler plus de dix-huit (18) mois entre deux assemblées. L'assemblée générale annuelle doit avoir lieu au Canada; les membres peuvent cependant décider de la convocation d'une réunion particulière à l'extérieur du Canada.
  2. Un avis de convocation écrit est envoyé à chaque membre au moins un mois avant la tenue d'une assemblée générale. S'il y a lieu, celui-ci précisera la nature des questions particulières qu'on doit y traiter.
  3. L'ordre du jour de l'assemblée générale doit notamment comporter les points suivants :
    1. le rapport du/de la président(e);
    2. le rapport du/de la secrétaire;
    3. le bilan annuel vérifié;
    4. le rapport des vérificateurs;
    5. la désignation de vérificateurs pour l'exercice suivant;
  1. le rapport du comité des nominations;

 

  1. Le quorum pour procéder aux travaux de l'assemblée générale est de 5 % des membres individuels ou de dix membres individuels présents à l'assemblée, le nombre le plus faible étant retenu.
  2. Si le quorum n'est pas atteint 60 minutes après l'heure fixée pour l'assemblée, ou s’il n’y a plus quorum au cours de la réunion, l'assemblée est reportée à un moment et à un endroit déterminés par le/la président(e) de l'assemblée.
  3. Tout membre individuel présent et en règle a droit à un vote, et toutes les questions se décident à la majorité des voix, sauf dans les cas précisés ailleurs dans ce document. En cas d'égalité, le/la président(e) de l'assemblée dispose d'une voix prépondérante.
  4. Le Conseil d'administration peut en tout temps convoquer une assemblée générale de la Société et doit en convoquer une si 10 % ou plus des membres en règle lui en font la demande par écrit en précisant l'objet de l'assemblée.
  5. Le Conseil d'administration peut décider, de manière ponctuelle, des règles de procédures à suivre lors de l'assemblée générale annuelle.

ARTICLE VII – Le Conseil d'administration

  1.  

Le conseil d'administration comprend un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) président(e) sortant(e), un(e)secrétaire, un(e) trésorier(ère) et cinq autres membres, et un(e) représentant(e) des étudiant(e)s. Les fonctions de secrétaire et de trésorier(ère) peuvent être cumulées par un(e) secrétaire-trésorier(ère). Chaque membre du Conseil d'administration, au moment de son élection et pendant tout son mandat, est un membre en règle de la Société;

 

2 Le Conseil d'administration comprend à tout moment au moins un(e) membre représentant chacune des appellations régionales suivantes : Ouest et Nord Canadien (tous les territoires situés à l'ouest et au nord de l'Ontario), le Québec et les Provinces Atlantiques (Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard et Terre-Neuve);

    1. Les membres du Conseil d'administration doivent être des particuliers, avoir au moins 18 ans et avoir le pouvoir légal de contracter.
    1. Tous les membres du Conseil exercent un mandat de deux ans;
    2. Le/la président(e), le/la vice-président(e) et le/la président(e) sortant(e) ne peuvent normalement briguer deux mandats consécutifs. Le/la secrétaire, le/la trésorier(ère), le(la) secrétaire-trésorier(ère) ne peuvent pas exercer plus de trois mandats consécutifs. Tous les autres membres ne peuvent siéger au Conseil d'administration pour plus de deux mandats consécutifs;
    3. Pour assurer la continuité et l'échelonnement des mandats en cas de démission, de décès ou de révocation du mandat d'un membre du Conseil d'administration, ce dernier désignera un successeur pour exercer sa fonction pendant le reste du mandat ou pour commencer un nouveau mandat.
  1.  

Le Conseil d'administration a le pouvoir :

    1. d’exécuter les décisions des assemblées générales;
    2. d’établir les orientations et politiques nécessaires à la poursuite des objectifs de la Société et, lorsque la situation le demande, de consulter les membres à cet égard;
    3. d’autoriser les dépenses nécessaires et les contrats; d’autoriser les emprunts et les opérations bancaires;
    4. de nommer les membres signataires, les employé(e)s et les dirigeant(e)s;
    5. de déléguer des pouvoirs aux dirigeant(e)s, de former des comités et de leur attribuer des responsabilités;
    6. de nommer les rédacteurs/rédactrices de toute publication de la Société;
    7. de fixer le lieu et la date de l'assemblée générale annuelle;
    8. de prendre toute autre initiative conforme aux buts et objectifs de la Société;
    9. de fournir un rapport annuel sur les états financiers de la Société.
  1.  

Le quorum des réunions du Conseil d'administration est atteint à la majorité simple de ses membres.

  1.  

Toute décision est prise à la majorité des voix. En cas d'égalité le/la président(e) dispose d'une voix prépondérante.

  1.  

Les réunions du Conseil d'administration sont convoquées par le/la président(e), sous réserve que le Conseil se réunisse au moins une fois par an. Un avis écrit sera envoyé à tous les membres du Conseil d'administration au moins un mois avant toute réunion du Conseil.

    1. Les postes au Conseil d'administration devenus vacants entre les élections sont remplis par des membres nommés par le Conseil.
    2. Les membres peuvent destituer un(e) membre du Conseil d'administration de son poste avant la fin de son mandat lors d'une assemblée générale des membres par résolution adoptée par les trois quarts des membres, si un avis de présenter une telle résolution a été émis avant la réunion.
  1.  

Le Conseil d'administration est responsable de la tenue des dossiers et archives de la Société.

  1.  

Les membres du Conseil d'administration exercent leurs fonctions sans rémunération, ni salaire, ni bénéfice, mais ils peuvent être remboursés des dépenses raisonnables qu'ils ont engagées dans l'exercice de leurs fonctions.

ARTICLE VIII – Les élections

  1. Seuls les membres individuels de la Société ayant leur résidence permanente au Canada peuvent être élu(e)s à un poste de direction; tous les membres individuels peuvent participer aux élections.

 

    1. Un Comité des candidatures est tenu de préparer une liste de candidat(e)s pour les postes à pourvoir en assurant autant que faire se peut un équilibre sur le plan de la langue, du sexe et des régions;
  1. Le Comité des candidatures sollicite des mises en candidature par courrier électronique ainsi que par affichage sur le site Web de la Société;
    1. Tout candidat soutenu par trois membres de la Société et qui consent à sa mise en candidature doit figurer sur la liste de scrutin;
    2. Le Comité des candidatures peut aussi soumettre ses propres candidat(e)s au Conseil d'administration;
    3. Le comité des candidatures doit soumettre à l'examen des membres toute candidature au titre de membre honoraire, pour autant que cette candidature soit soutenue par dix membres de la Société.
    4. Le Comité des candidatures peut proposer ses propres candidat(e)s au rang de membre honoraire.
  1. L'élection a lieu lors de l'assemblée générale annuelle.
  1. Les résultats du scrutin sont déterminés à la majorité relative des suffrages exprimés.

ARTICLE IX - Les dirigeant(e)s

  1. Les dirigeants(e)s de la Société sont le/la président(e), le/la vice-président(e), le/la président(e) sortant(e), le/la secrétaire, le/la trésorier(ère) ou le/la secrétaire-trésorier(ère).
  2. Les dirigeant(e)s de la Société doivent avoir une connaissance pratique du français et de l'anglais.
  3. Normalement, à la fin d’un mandat, le/la vice-président(e) devient automatiquement le/la président(e), qui devient le/la président(e) sortant(e).
  4. Le/la président(e) est le dirigeant principal de la Société. Il/elle préside toutes les assemblées de la Société et du Conseil d'administration. Il/elle est directement responsable de la gestion des affaires internes de la Société et veille à l'application de tous les ordres et de toutes les résolutions du Conseil.
  5. Le/la vice-président(e), en cas d'absence ou d’empêchement du/de la président(e), le/la remplace en exerçant ses pouvoirs et exécute les autres fonctions que lui assigne à l'occasion le/la président(e).
  6. Le/la président(e) sortant(e), en cas d'absence ou d’empêchement du/de la président(e) et du/de la vice-président(e), les remplace en exerçant leurs pouvoirs et exécute les autres fonctions que lui assigne à l'occasion le/la président(e).
  7. La/le secrétaire
    1. assiste à toutes les réunions, y agit comme secrétaire, consigne les votes et enregistre tous les procès-verbaux;
    2. donne ou fait donner des avis de convocation de toutes les assemblées des membres et du Conseil d'administration;
    3. exécute toute autre fonction que pourra lui assigner le Conseil d'administration ou le/la président(e) dont il/elle relève.
  8. Le/la trésorier(ère)
    1. a la garde des fonds et des valeurs de la Société;
    2. conserve des états complets et exacts de tous les éléments d'actif, éléments de passif, encaissements et décaissements de la Société dans les livres comptables de la Société;
    3. dépose au nom de la Société les sommes, les valeurs et les autres effets de valeur dans une banque à charte ou une société de fiducie, ou, dans le cas de valeurs, chez un courtier agrée en valeurs mobilières que le Conseil d'administration peut désigner de manière ponctuelle;
    4. débourse, à même les fonds de la société, les sommes nécessaires au fonctionnement de celle-ci, à condition d'y être dûment autorisé et de se faire délivrer les pièces justificatives requises;
    5. remet au/à la président(e) et aux administrateurs lors de l'assemblée ordinaire du Conseil d'administration, ou lorsque celui-ci l'exige, une comptabilité de toutes les transactions et un état de la situation financière de la Société; et
    6. remplit les fonctions que le Conseil d'administration peut lui confier de manière ponctuelle.
  9. L'exercice combiné des fonctions de secrétaire et de trésorier, si tel est le cas, correspond au cumul des tâches de secrétaire et de trésorier(ère).

Article X - Finances

  1. L'exercice financier de la Société se termine le trente et un (31) mars de chaque année, ou à toute autre date que le Conseil d'administration choisirait.
  2. Le Conseil d'administration fait tenir par le/la trésorier(ère) de la Société et sous son contrôle des livres de comptabilité dans lesquels sont inscrits tous les fonds détenus par la Société et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de la Société.
  3. Les livres et les états financiers de la société sont vérifiés chaque année par les vérificateurs nommés par le Conseil d'administration avant la tenue de l’assemblée générale. Les états financiers et le rapport des vérificateurs doivent être présentés aux assemblées générales.
  4. Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Société sont signés par les personnes qui sont désignées à cette fin par le Conseil d'administration, de manière ponctuelle.
  5. Le Conseil d'administration peut décider de toute transaction financière qu’il juge utile à la bonne marche de la Société et de ses projets : emprunts, prêts, endossements, marge de crédit, placements, immobilisation, etc.

Article XI - Sceau et documents

  1. Le Conseil d'administration peut concevoir un sceau officiel au nom de la Société.
  2. Le sceau ne peut être utilisé qu'à la suite d'une résolution du Conseil d'administration et ne sera apposé que sur les documents spécifiés dans la résolution.
  3. Tous les documents comportant le sceau doivent être signés par le/la président(e) et contresignés par un autre membre du Conseil d'administration désigné par le Conseil.

Article XII - Amendements à la constitution

  1. Tout membre de la Société peut proposer un amendement à la présente constitution en soumettant au/à la secrétaire de la Société sa proposition d'amendement dûment appuyée et signée par dix autres membres en règle.
  2. Toute proposition d'amendement est soumise aux membres par le/la secrétaire au moyen d'un scrutin par correspondance ou lors de l'assemblée générale où elle fera l'objet d'un examen suivi d'un vote, pourvu que ladite proposition ait été envoyée aux membres deux mois avant l’assemblée.
  3. Un amendement soumis aux membres par correspondance est adopté s'il reçoit l'appui des deux tiers des membres qui retournent leur bulletin de vote dans le délai imparti; un amendement soumis aux membres lors d'une assemblée générale est adopté s'il reçoit l'appui des deux tiers des membres présents.